Gerek iş hayatındaki birisi olarak, gerekse günlük yaşantımızda mutlaka duymuş veya kullanmışızdır.
-
Çok yoğunuz!
-
Kusura bakmayın biraz geciktik, çok yoğunuz!
-
Maalesef yoğunluktan siparişinizi atlamışız! Hemen getiriyoruz!
Peki nedir bu tüm olumsuzlukların nedeni olan YOĞUNLUK? Bulalım, yok edelim ki herkes rahata ersin.
Keşke olay bu kadar kolay olsa.
İş yaşantısında “YOĞUNLUK” kelimesi bence en az 4 farklı nedenle kullanılır ve bu nedenlerden bazıları çok ilginçtir.
-
“Biz öyle tutulan bir firmayız ki, herkes bizi tercih ediyor.” algısını karşı tarafa vermek.
-
Yapılan hatalara 1. maddeye atıf yaparak kılıf bulmak.
-
Talebi karşılamada kaynak yetersizliği.
-
Talebi karşılamada yeterli yetkinliğe sahip olamama.
Bazen de işletme yöneticileri için her olumsuz durumda kullanabilecekleri alet çantasının en önemli ferdidir “YOĞUNLUK”.
Ancak biz bu yazımızda gerçekten yoğunluk yaşayan işletmelerle ilgili konuşacağız. Diğerleri çook uzun başka bir yazımızın konusu olsun.
Bir Uluslararası İşletme Uzmanı ve İş Geliştirme Danışmanı olarak sayısız firma ve firma yöneticileri ile görüşme yapıyoruz. Gelin konuyu böyle bir konuşmadaki diyalogla derinleştirelim.
Danışman – Size nasıl yardımcı olabiliriz?
Firma Yetkilisi – Biz firma olarak çok yoğunuz. Öyle ki; siparişlerimizi yetiştiremiyoruz, müşteriler şikayet ediyor, çalışanlar mutsuz, personel devir hızımız yükseldi…
Danışman – Peki, bir üretim işletmesi olarak kaç çalışanınız var? Kaç üretim bandınız var? Kaç sipariş alıyorsunuz? Günlük üretim kapasiteniz nedir?
Firma Yetkilisi – [Cevap Verir]
Bu tür teknik soru cevaplarla konu bir yere gelir. Özetle sorun, kaynak yetersizliği ve kaynakların verimli kullanılamamasıdır.
Geleneksel bir işletme olarak çalışanların bir görev tanımı ve yeri bulunmamakta, bir çalışan o günlük işe göre farklı süreçlerde yer alabilmektedir. Aynı zamanda işe yeni alınan bir çalışan kısa (1 günden az) bir oryantasyon sürecinden sonra üretim hattına verilmektedir.
Konuşma şöyle devam eder;
Danışman – Büyük ihtimalle, kaynak yetersizliği yaşamaktasınız. Yani müşteri taleplerini karşılayacak kadar kaynağınız bulunmamakta.
Firma Yetkilisi – Evet, evet aynen dediğiniz gibi. Çok yoğun çalışıyoruz. Çok yoğunuz! Bu sorunu nasıl çözebiliriz?
Danışman – Kaynakları artırabilirsiniz. Mesela daha fazla çalışan alabilirsiniz. (Danışman aslında cevabını bildiği bir öneriyi test için getirmiştir.)
Firma Yetkilisi – Olmaz.
Danışman – Neden?
Firma Yetkilisi – Siparişlerimiz bu dönem böyle yüksek, sonra düşebilir. Bu durumda atıl iş gücü maliyetine katlanamayız. O zamanda işten çıkarma mı yapacağız? Ayrıca dediğiniz gibi bile olsa bizim iş görüşmesi yapmaya, işi öğretmeye bile vaktimiz yok. ÇOK YOĞUNUZ!
Danışman – O zaman müşteri sipariş terminlerinizi genişletebilirsiniz. Şu an söz verdiğiniz günde zaten teslim edemiyorsunuz. Bu durumda sipariş iptali veya memnuniyetsizlik yaşıyorsunuz. Termini arttırın??
Firma Yetkilisi – Olmaz. O zaman bu kadar sipariş alamayız.
Danışman – Peki çalışanlarınız performanslı çalışıyor mu?
Firma Yetkilisi – Aslında yeteri kadar değil. Hatalı ürün oranımız yüksek.
Danışman – O zaman kaynaklarımızı daha verimli kullanarak kapasitemizi artırsak?
Firma Yetkilisi – MÜKEMMEL! Nasıl yapabiliriz?
Danışman – Öncelikle çalışanların görev tanımlarını yapmalı, belirsizliği yok etmeli ve karmaşıklığı gidermeliyiz. Bunun için çalışanlarınız ve yetkilileri ile görüşmeli, ihtiyaç duyduğunuz yetkinlikler ile ilgili çalışmalı ve gerekirse çalışanlarınıza eğitim vermeliyiz.
Firma Yetkilisi – Bunu bizim çalışanlarımızın vaktini hiç almadan kendiniz yapsanız olmaz mı?
Danışman - ??? Nasıl Yani?
Firma Yetkilisi – Biz böyle şeylere vakit ayıramayız.
Danışman – Neden?
Firma Yetkilisi – ÇOK YOĞUNUZ.
Bu görüşmenin sonunda danışman iç sesiyle “Acaba böyle şeylere vakit ayırmadığınız için yoğun olabilir misiniz?” der. Firma yetkilisine değerli vaktini bu görüşmeye ayırdığı için teşekkür eder ve ayrılır.
Aslında bahsettiğimiz YOĞUNLUK PARADOKSU budur.
Bana göre işletmelerin yoğunluğu, aslında plansızlık, öngörüsüzlük veya hızlı ve kıvrak olamamadan başka bir şey değildir.
Çözüm yolları aslında çok basittir. Yeter ki işletmenin; doğru kanaldan, doğru planlamayla, doğru araçlarla ve doğru bir danışmanla bu sorunu çözmeye gönlü olsun!!
